In afwachting van acties vanuit het gemeentebestuur en de gemeenschap is nog maar eens een formele brief aan de gemeenteraad gericht. Hieronder de tekst.
Aan de gemeenteraad van Grave
Onderwerp: aanpak communicatie
Nieuwsbrief nr 1
11 december 2017
Geachte leden van de raad,
Inmiddels zijn op de blog graafsetribune.blogspot.com enkele
artikeltjes geplaatst met betrekking tot communicatie burger-gemeente. Daarop
zijn nog onvoldoende reacties gekomen om van een georganiseerde aanpak te
kunnen spreken. Naar mijn mening moet die georganiseerde aanpak ook van u
uitgaan. In afwachting daarvan zal de communicatie over de communicatieaanpak
beperkt blijven tot publicaties op de blog. Die publicaties zijn bestemd voor
alle burgers en dus ook voor u. Omdat u als lid van het gemeentebestuur een
speciale rol speelt in het proces verdient u ook een speciale benadering.
Daarom zult u, in afwachting van de structurele aanpak, in deze initiatieffase
regelmatig een nieuwsbrief ontvangen. Dit is daarvan de eerste
Zoals het er nu uitziet zal dit “project” langs 2 lijnen
verlopen.
De eerste lijn is de natuurlijke projectgang:
1. De informatieve fase waarin wordt besproken
waarom het nodig is de communicatie burger gemeente aan te pakken. Daarbij moet
zeker veel aandacht worden geschonken aan zaken waar we wel tevreden over zijn.
Dat zijn vaak aanknopingspunten voor verbeteringen. Onderwerpen daarbij zijn
onder andere:
· Wat houdt “parlementaire democratie” voor Grave
in?
· Hoe is de huidige trits
belangstelling-betrokkenheid-deelname van de burgers bij het bestuurlijk
proces; wat zijn de sterke en zwakke kanten daarbij?
· Welke relaties zijn er tussen gemeente en
burger. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt in dienstverlening, -de burger
als klant en de gemeente als leverancier- en de burger als lid van de
gemeenschap en de gemeente als bestuur van die vereniging.
· In welke zaken maakt de gemeente beleid en in
welke zaken is de rol van de gemeente vooral uitvoerend. Gemeenschappelijke
regelingen komt daarbij aan de orde
· Hoe is, in het licht van de vorige aspecten, de
huidige situatie in Grave. Zowel de partner burgerij aan de ene en de partner
gemeente aan de andere kant kent een onderverdeling.
Bij de burgerij onderscheiden we bewoners,
verdeeld over wijken en dorpen, en ondernemers ook weer verdeeld in agrariërs,
bedrijven, winkeliers en wat dies meer zij. Daarnaast zijn er allerlei
dwarsverbanden in thema’s zoals sport, cultuur, maatschappelijke zorg en
kerken. Tegenwoordig is Historie als bindend element speciaal in de aandacht
De gemeente kent weer de
burgemeester, het college, de gemeenteraad en het ambtelijk apparaat als
onderdelen.
Tussen al deze onderdelen is een
(war)net van relaties die tezamen een geordend geheel zouden moet vormen. Een
complicatie in dit netwerk is dat de gemeente Grave geen eigen ambtelijk
apparaat meer heeft, maar via een gemeenschappelijke regeling gebruik maakt van
de werkorganisatie CGM. Wil die organisatie efficiënt kunnen werken moet er een
vergaande synchronisatie zijn tussen de besturen en ook de relaties met de
burgerij.
· Er is een discussie gaande over een eventueel
samengaan van de gemeenten in het Land van Cuijk. Onduidelijk is nog hoe dat
gaat verlopen. Vooralsnog wordt daarom de gedachte gehanteerd dat wat we nu
voor Grave bedenken en invoeren ook goed is voor de nieuwe situatie. Anders
gezegd: daar hebben we het nu niet over.
· Een inventarisatie van de huidige
communicatiemiddelen met hun sterke en zwakke punten tegen de achtergrond van
het voorgaande is natuurlijk onmisbaar in de inventarisatie.
2. De meningsvormende fase begint natuurlijk met
een discussie over het oordeel over de huidige en een beeld op de uiteindelijk
gewenste situatie. Fijn zou zijn als over dat toekomstbeeld geen grote
verschillen bestaan. (Let wel, het gaat om de wijze waarop we beleid maken en
uitvoeren en niet over de inhoud van dat beleid). Als dat lukt kan worden
gesproken over de manier waarop we van de huidige situatie naar de nieuwe
komen. Anders zullen voor alternatieve reisdoelen alternatieve routes moeten
worden uitgestippeld.
3. De besluitvormende fase. Als het voorgaande in redelijke harmonie is verlopen kan
het worden vastgelegd in reglementen, verordeningen en werkprotocollen. Daarbij
kan het voorkomen dat tussen alternatieven moet worden gekozen. In onze
parlementaire democratie is deze fase voorbehouden aan de gemeentelijke
bestuursorganen. Juist vanwege het exclusieve recht bij deze bestuursorganen op
het nemen van besluiten is het noodzakelijk dat de burgers in voorgaande fases
betrokken zijn geweest. Van de burgers wordt immers medewerking aan en op zijn
minst draagvlak voor besluiten gevraagd. Zonder dat is een besluit alleen in
een dictatuur uitvoerbaar.
4. De uitvoerende fase. Daarmee is de kous niet af. ast dan wel afgeschaft en andere ingevoerd. Iedere
verandering zorgt voor onrust en dus is er tijd en inspanning voor nodig om de
communicatie tussen burger en gemeente werkelijk vlot te laten lopen. Eenvoudig
gezegd: “Door het kopen van een hamer ben je nog geen timmerman”.
5. De controlerende fase.Uiteindelijk moet natuurlijk wel worden nagegaan
of het gewenste doel ook wordt bereikt. Vastleggen van een evaluatie hoort dus
bij dit project. De maatschappij zal wel doorgaan met veranderen en dat kan wel
eens dwingen tot terugkeren naar de informatieve fase
Het ziet er allemaal natuurlijk wel omvangrijk en complex
uit. Dat is deze theoretische benadering ook. Gelukkig zijn er in de praktijk
lichtpuntjes. Dit alles is niet nieuw en ook niet uniek voor Grave. Heel veel
is dus bekend en hoeft alleen maar bij elkaar te worden gezet.
We hebben het over onze eigen gemeente Grave. Die kennen we
en een goed verstaander heeft aan een half woord genoeg. Alle reden dus voor het
volgen van de tweede lijn.
De tweede lijn is gebruik maken van mogelijkheden binnen de huidige
communicatiestructuur verbeteringen aan te brengen.
Snel resultaat zien is voor ieder proces zinvol. Bovendien
is het gewoon leuk om te doen. Hieronder al enkele mogelijkheden, te beginnen
met enkele die al zijn gerealiseerd.
- Onlangs is in raadsinformatiebrief 2017-64 meegedeeld dat een onderzoek naar klanttevredenheid aan de balie heeft geleid tot een aantal tips die ook zijn opgevolgd. Jammer dat om privacyredenen is afgezien van publicatie van die aanpassingen. Publiceren van goede ideeën inspireert vaak tot nieuwe ideeën.
- Het was gebruikelijk dat het spreekrecht in de raadsvergadering was geagendeerd na de vragen aan het college. Sinds de vergadering van 20-12-2016 is dat omgedraaid. Dat biedt de mogelijkheid voor de raadsleden inhoudelijk vragen te stellen over hetgeen tijdens het spreekrecht naar voren is gebracht.
- Nodig iemand die zich heeft aangemeld voor het spreekrecht tijdens een commissievergadering over een onderwerp dat op de agenda staat uit aan de bespreking van dit punt deel te nemen. De verordening geeft daarvoor de ruimte.
- Geef organisaties en ook geïnteresseerde burgers de gelegenheid werkbesprekingen bij te wonen. De presentaties gegeven op 6 december verdienden meer aandacht dan alleen aan gemeenteraadsleden.
- Maak gebruik van de bibliotheek als informatiecentrum van de gemeente.
In de blog graafsetribune.blogspot.nl zijn of worden deze
suggesties nader toegelicht. Nu nog iemand die ze overneemt.
Tot zover voor nu en ik ben benieuwd naar uw reactie.
Met vriendelijke groeten,
Namens de publieke tribune,
Leo de Vreede
Geen opmerkingen:
Een reactie posten